Wielu, zwłaszcza początkujących przedsiębiorców lekceważy kwestie odpowiedniej siedziby dla swojej firmy. Dla wielu wydawanie pozyskanych na działalności gospodarczą funduszy, na wynajęcie i urządzenie biura wydaje się zbędnym kosztem. Jeśli jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, to prowadzenie jej we własnym domu jest możliwe, jednak już w momencie, gdy firma zaczyna zatrudniać ludzi koniecznie trzeba pomyśleć o siedzibie.
Biuro to miejsce pracy, przestrzeń, w której pracownicy spędzają znaczną część swojego czasu, powinno być zatem dostosowane do ich potrzeb. Siedziba firmy powinna zostać zaprojektowana w taki sposób, aby maksymalizować efektywność pracowników. Musi być ono wygodne i funkcjonalne.
Biuro jest także wizytówką firmy, dlatego jego wystrój może wpłynąć na to, w jaki sposób klienci i potencjalni klienci oceniają firmę. Zabierając się za projektowanie biura należy uwzględnić misję i wizję firmy i oddać w projekcie wartości, z którymi firma chce być identyfikowana. Dzięki temu biuro będzie nie tylko miejscem pracy i spotkań, ale także fizyczną reklamą firmy.
Jak urządzić biuro, które będzie spełniało wszystkie te elementy?
Po pierwsze należy rozpocząć od koncepcji, która powinna być manifestacją wartości, misji i wizji firmy. Upraszczając można powiedzieć, że styl w jakim zostanie urządzone biuro powinien odpowiadać wizerunkowi, który firma chce budować. Jeśli przedsiębiorstwo chce by jego produkty czy usługi były postrzegane jako luksusowe, powinno to znaleźć odzwierciedlenie w wyglądzie biura. Świetnym wyborem będzie w tym przypadku styl glamour. Jeśli firma stawia na odwoływanie się do wielowiekowej tradycji, warto wykorzystać klasyczne aranżacje wnętrza, natomiast nastawienie na innowacyjność świetnie odzwierciedlają wnętrza nowoczesne, czy wręcz futurystyczne.
Wybór stylu aranżacji to tylko jeden z elementów, na który należy zwrócić uwagę. Biuro to przede wszystkim miejsce pracy, dlatego powinno być tak urządzone, żeby spełniania służbowych obowiązków było jak najłatwiejsze. Ważne jest, aby zdefiniować wszystkie najważniejsze procesy w firmie i zaaranżować strefy, które będą sprzyjały w ich wykonywaniu. Jeśli np. w firmie częste są burze mózgów koniecznie przyda się salka konferencyjna, jeśli praca wymaga ciszy i skupienia należy zadbać o wyciszające materiały, czy np. dźwiękoszczelne budki, w których można przeprowadzać rozmowy telefoniczne nie przeszkadzając współpracownikom.
Zastanawiając się jak urządzić biuro, trzeba wziąć też pod uwagę przepisy prawa. Kwestie takie jak dostępność i szerokość drug ewakuacyjnych, dobre oznakowanie apteczki, gaśnic, hydrantów, krótki czas dojścia do toalet oraz ich odpowiednią liczbę w stosunku do liczby pracowników. Ważne jest także odpowiednie oświetlenie stanowisk pracy, ogrzewanie i klimatyzacja, a także prawidłowe ustawienie komputerów i krzeseł. Przepisy BHP oraz ppoż to kolejna istotna kwestia, którą należy wziąć pod uwagę projektując biuro.
